Wat maakt de omslag naar datagedreven werken in de praktijk zo lastig?

Wat maakt de omslag naar datagedreven werken in de praktijk zo lastig? 

Data gedreven werken; wie is er niet mee bezig? Vrijwel overal waar ik zakelijk wel eens kom is het een hot item. Dat is al jaren zo. En toch zie ik ook nog maar weinig organisaties waar dit naar tevredenheid is geïmplementeerd. Data is het nieuwe goud, maar je moet het wel weten te vinden. Want en het kan toch niet zo zijn dat al die waarde onbenut blijft. In de praktijk blijkt het nog niet altijd zo eenvoudig om te komen tot een goede datastrategie en om deze vervolgens ook te implementeren en te onderhouden. Er wordt wel geïnvesteerd in datateams, dataprojecten, tools, platforms en technologieën en er worden (soms hele hordes) data engineers, -analisten én scientists naar binnen gereden om de mooiste dashboards te maken. Maar in de praktijk leveren al die inspanningen nog te vaak te weinig op en kosten ze wel heel veel tijd en geld. 

In deze blog gaan we in op de vraag waarom het toch zo vaak spaak loopt en wat er tenminste nodig is om een datastrategie wel te laten werken. 

Waarom is het zo lastig? 

Dat data belangrijk is, behoeft tegenwoordig geen betoog. Je hoort het zeker ook in de boardroom, al mag daarbij vermeld dat data belangrijk vinden één ding is, daar ook naar handelen nog iets anders is. Het credo is ‘we hebben al enorm veel data, dus laten we kijken hoe we daar waarde uit kunnen halen’. Al die data zit vooral in systemen zit en staat op Sharepoint of in Dropbox of ‘ergens in de cloud’. En dat klinkt allemaal als IT, is ook IT, dus…. We starten een IT-project en gaan snel aan de slag. Data wordt verzameld in een datalake, waarna getracht wordt de waarde (welke precies?) eruit te halen. En natuurlijk doet niemand dat niet blindelings en wordt er goed nagedacht over allerlei data-gerelateerde zaken als hoe de data betrouwbaar, veilig en correct gebruiken kan en mag worden en over welke kwaliteit de data heeft. Er worden ook spelregels voor data bepaald en vastgelegd. Feitelijk allemaal zaken die moeten gebeuren en horen bij data governance en datamanagement. Prima dus! Of niet? 

Data is van de business. Data is de afspiegeling van je processen, je klanten, je diensten, je producten. Data komt ergens je organisatie binnen en stroomt er doorheen (overigens is dit de reden dat wij graag de analogie met water gebruiken, in plaats van met goud, en geloof me, als water schaars raakt gaat het goud kosten). Onderweg wordt data bewerkt, gesplitst, verrijkt, wordt er waarde aan toegevoegd. Daarmee raakt het vrijwel alles wat je als organisatie doet.  

Van wie is al die data eigenlijk? En wie bel je als er iets mis is met de data? Is de salesdata van Sales? En de marketingdata van Marketing? Wie bel je als er iets mis is met de data die jij nodig hebt? Veel medewerkers hebben ook slechts begrip van hun eigen stukje van een proces en overzien het geheel niet. Data raakt meerdere afdelingen, maar niemand voelt zich er echt verantwoordelijk voor. Of iedereen een beetje. Ik weet niet wat lastiger is.  

Het is dan ook opmerkelijk hoe anders we met data omgaan dan met andere bedrijfsmiddelen. Niemand twijfelt eraan dat je je mensen moet ontwikkelen, je gebouwen moet onderhouden of je machines goed moet beheren. Voor personeel, huisvesting en middelen hebben we processen, afspraken en budgetten. Maar wie is er verantwoordelijk voor welke data?

Inzetten op data gedreven werken is dan ook niet iets wat je zomaar even doet. Het is een cultuur omslag en een niet te onderschatten verandering. En dat vraagt om andere sturing door directie en leidinggevenden en om ander gedrag van de medewerker.  

Het blijkt in de praktijk dus bepaald geen sinecure om een goede, bij de organisatie passende datastrategie te ontwikkelen. Het een flinke investering in tijd en in geld, maar ook in de mensen die het moeten doen. Maar omdat vervolgens de resultaten (wat waren eigenlijk de verwachte en gehoopte resultaten?) uitblijven, verzanden veel data projecten al snel en worden het papieren tijgers die ergens in een la liggen. Weg investering, maar nog veel belangrijker, als je een beetje pech hebt doe jij in jouw markt straks niet meer mee. 

Maar wat dan? 

De omslag naar data gedreven werken kan feitelijk niet anders dan starten met een gedragen besluit op directieniveau, dat data heel erg belangrijk, echt ‘een asset’ is. Net als je personeel, je machines en je gebouwen. Als dat echt zo gevoeld en beleden wordt, zul je ook accepteren dat je een aantal zaken goed op orde moet hebben. Vervolgens wordt het ook feitelijk een no-brainer dat daar veel aandacht voor nodig is en dat je naast een passende datastrategie, ook governance en management voor data op orde moet hebben. 
Met datagedreven werken beginnen als een IT-project, bij de technologie, mis je het enige juiste vertrekpunt, namelijk de vraag wat je als organisatie wilt bereiken en hoe data kan helpen om dat mogelijk te maken. Zonder die koppeling aan de bedrijfsstrategie, blijft data een kostenpost. Dan wordt er vooral geld gestoken in datamanagement, zonder dat iemand zich afvraagt hoe de kosten zich verhouden tot de opbrengsten. 

Datamanagement en -governance aspecten inrichten levert niet per definitie meerwaarde op, maar zijn voorwaardelijk om waarde uit je data te halen. Feitelijk gaat het hier om een dubbele doel-middel hiërarchie. Het inrichten van datamanagement is alleen zinvol als je weet welke waarde er in de asset ‘data’ zit en hoe die waarde bijdraagt aan de strategie van je organisatie

Beleg ook de rollen en taken goed (governance) en zorg ervoor dat data eigenaarschap niet zomaar een sticker is die een manager ‘ook nog’ op zijn jas geplakt krijgt. Data gedreven leiderschap gaat feitelijk voor data gedreven werken uit. Data eigenaarschap hoeft trouwens niet de organisatiehark te volgen. Het kan zeer de moeite waard zijn naar een andere verdeling van data eigenaarschap te zoeken die meer past bij de manier van werken of bij de manier waarop data door de organisatie stroomt.

Hoe volwassen is je organisatie en wat zegt dat van de datavolwassenheid? Vaak is de eigen beoordeling van de volwassenheid van een organisatie (op elk gebied) aan de optimistische kant. Het verdient dus hoe dan ook aanbeveling om – als je realistische en haalbare doelen wilt stellen voor de datastrategie – eerst een datavolwassenheidsmeting te doen. Je zult immers eerst moeten weten waar je staat, voordat je kan bepalen waar je heen wilt. DAMA biedt maturity modellen voor het bepalen van de volwassenheid en er zijn inmiddels meerdere partijen die daar  maar er zijn ook handzamere modellen van aanbieden.

En als je dan een bij jouw organisatie passende datastrategie hebt vastgesteld, en iedereen is zich bewust van de waarde van data en van zijn eigen rol en verantwoordelijkheid, vertaal dan die strategie in kleine behapbare stappen om Datamanagement en -governance in te richten. Niet alle data in je organisatie is even belangrijk. Zoek een plek waar de data belangrijk is en de mensen goed op de hoogte en van goede wil zijn en werk daar de strategie uit in de praktijk. Denk groot maar begin klein en leer tijdens het doen. 

 
Leuker wordt het, makkelijker ook! Maar het is ook best lastig
Een goede datastrategie ontwikkelen kan best lastig lijken omdat data nu eenmaal overal in je organisatie zit. Maar met goed zicht op de randvoorwaarden en door goed te prioriteren is het uitstekend te doen. Data gedreven werken vraagt wel om een flinke dosis realisme, dragend leiderschap, samenwerking in de hele organisatie en om focus op de business. Daar doe je het immers voor. Een datastrategie is een middel en nooit een doel op zich. Vermijd technologie als startpunt voor je datastrategie en voorkom dat het een IT-feestje wordt, dat is het namelijk nooit. De enige vraag die er echt toe doet is hoe data kan bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelstellingen.

In het kort:

• ·Zorg voor echt draagvlak voor de waarde van data op managementniveau
• Zie data als een zeer waardevolle asset
• Begin bij de business en laat het geen IT-project worden
• Weet waar je staat als je begint
• Besteed heel veel aandacht aan de cultuurverandering die nodig is
   

Wil je graag weten waar jouw organisatie staat? Heb je hulp nodig bij het bepalen van jouw datastrategie? 

Strategy Alliance helpt je graag!