Dit is de eerste blog in een serie over mijn reis als beginnend consultant. Ik neem jullie mee in de ervaringen die ik opdoe tijdens mijn eerste opdracht in dienst van Strategy Alliance. Mijn doel is om ervaringen uit te wisselen en zo van elkaar te leren. In dit blog begin ik met iets van achtergrond over mezelf en hoe ik bij Strategy Alliance uit ben gekomen. De opdracht zelf zal ik anonimiseren, maar ik kan al wel wat delen over de opstartfase.
Wie ben ik?
Hoewel dit kopje uitnodigt tot een nogal filosofische beschouwing over mijn zijn, zal ik proberen het wat concreter te houden. Mijn naam is Anne-Jan, ik ben inmiddels 34 jaar oud (of jong, afhankelijk van het lezend perspectief) en ik woon in Leeuwarden. Ik hoor bij mijn vriendin Janet en ben bediende voor de twee katten waar we bij in wonen. Mijn vrije tijd ziet zich gevuld met een verscheidenheid aan hobby’s, zoals: koken, muziek (en de concerten die erbij horen), motorrijden, wat gamen en, de ultieme vorm van nerdyness; Warhammer.
Ik mag mezelf, na een universitaire master, officieel archeoloog noemen, maar dat ben ik in ruste zullen we maar zeggen. Ik vond de studie interessant, maar kwam er vrij snel achter dat mijn interesse vooral lag in het oplossen van de vraagstukken, de patronen herkennen en het grotere plaatje ontwaren dan de echte archeologische inhoud. Stiekem vond ik de materialen (denk scherven aardewerk) vaak vooral ouwe rommel, maar daarmee bleek ik in een groep archeologiestudenten toch een minderheid te zijn. Enfin, na mijn master kwam ik in Arnhem terecht en via een traineeship in aanraking met informatiemanagement en informatiebeheer. Dat resulteerde in de start van mijn werkende leven bij een waterschap, waar ik na anderhalf jaar in dienst kwam als adviseur informatiemanagement.
Mijn eerste aanraking met architectuur kwam toen er bij het waterschap een consultant werd ingehuurd die enterprise architect bleek. Ik mocht met deze consultant meekijken en de manier van denken sprak mij erg aan; verandering aanvliegen vanuit samenhang en de impact op het gehele systeem. Ik wilde er meer over leren en kwam zo uit bij de post-HBO Enterprise Architecture aan de Hogeschool Utrecht, waar ik les kreeg van niemand minder dan Bas van Gils.
Met mijn nieuw opgedane kennis wilde ik architect zijn, maar daar was bij het waterschap op dat moment geen ruimte voor. Met een tussenstop bij de FUMO (de Friese omgevingsdienst) als informatiemanager, was ik twee jaar later architect bij de gemeente Leeuwarden. Ik heb daar mooie dingen kunnen doen en uiteindelijk de architectuurvolwassenheid kunnen verhogen door, onder andere, het opzetten van een architectuurcapability (een team van 4 architecten), het professionaliseren van modelleren en het ondersteunen van een aantal grote projecten. Toch kreeg ik enterprise architectuur als discipline die op strategisch niveau meedenkt en management adviseert over verandering niet op het niveau dat ik nastreefde. Dat had deels te maken met een organisatie die er nog niet klaar voor was, maar deels ook met mijn skillset als architect en adviseur. Om meer succesvol te worden in wat ik doe, wilde ik me ontwikkelen! En natuurlijk was er alle ruimte voor cursussen, masterclasses en literatuur, maar ik merkte dat ik vooral het sparren en leren van de ervaring van andere architecten miste.
De overstap naar consultancy
Ik was bij de gemeente op het punt gekomen dat ik al best wat kennis en ervaring had als architect, maar ook besefte dat om me verder te ontwikkelen ik een andere omgeving nodig had. En dan begint de zoektocht… Ik heb best wat tijd genomen om na te denken over de keuze intern versus extern, maar telkens kwam ik met organisaties in gesprek waar ik solliciteerde als enterprise architect en dan direct de enige of eerste architect was. Natuurlijk mooi om wat op te kunnen bouwen, maar ik realiseerde me wel dat hiermee de omgeving wel veranderde, maar de situatie ten opzichte van Leeuwarden gelijk bleef.
En dus kwam ik bij de consultancy uit, omdat ik er enerzijds met meer ervaren architecten in aanraking zou komen en anderzijds de kans zou krijgen om verschillende organisaties te helpen en dus verschillende omgevingen en soorten opdrachten te doen. Ik heb met meerdere bedrijven verkennende gesprekken gevoerd, maar de klik was het best met Strategy Alliance. Wat me in Strategy Alliance aanspreekt is dat zowel Ton als Bas naast ervaren consultants ook beide doceren. Ze brengen daarmee een schat aan praktijkervaring, kennis van de theorie én de didactische vaardigheden om dat over te brengen. Daarnaast is het een kleine club, waardoor je zelf ook echt meedraait in het bedrijf. Heb je verstand van marketing? Mooi, dan kun je best eens een klus daarin doen. Daardoor heb je het gevoel dat je echt samen aan Strategy Alliance werkt en dat zorgt voor verbinding!
Eerste opdracht
Samen met John heb ik aan mijn C.V. gewerkt, wat korte motivaties gemaakt en ingeschreven op verschillende aanvragen die goed zouden passen. En met succes, want voor mijn officiële startdatum had ik mijn eerste klus: Business architect bij een grote overheidsorganisatie met als opdracht om een SOLL-architectuur te ontwerpen voor het domein waar ik aan gekoppeld ben.
Mijn plan was om:
- zo snel mogelijk de scope van de opdracht duidelijk te krijgen
- In ieder geval een high-level overzicht van het domein te hebben
- Identificeren van de belangrijkste stakeholders en daar een relatie mee opbouwen
De eerste weken bestonden, eigenlijk net als wanneer je ergens in dienst gaat, uit kennismakingsgesprekken en inlezen in alles dat er al is. Wel werd al vrij snel duidelijk dat er binnen de organisatie nog geen eenduidig beeld bestaat van business architectuur. Dat was belangrijk voor de scope, omdat die nu zowel over breedte gaat:
- Breedte: hoe definiëren we de grenzen van het (business)domein,
- Diepte: ga ik als business architect alleen over de ‘gele’ laag (archimate) of is er ook behoefte aan applicatie- en data architectuur? En hoe verhoudt dat zich tot de Andere architectuurrollen in de organisatie?
Ik heb samen met mijn Strategy Alliance collega’s gewerkt aan een plan van aanpak waarin we deze vraag beantwoorden en direct een voorstel doen om gefaseerd een toekomstige situatie te ontwerpen. Het resultaat was een poster die visueel het verhaal goed over wist te brengen en die de opdrachtgever gevoel gaf bij wat ik van plan ben te gaan doen. Daarnaast was dit een eerste leermoment voor mij, omdat het sparren over het plan van aanpak me veel inzicht gaf in hoe mijn collega’s de beginperiode van een nieuwe opdracht aanvliegen. Het plan van aanpak zorgde ook voor een vastgestelde opdrachtbeschrijving en daarmee een gedefinieerde scope.
Door de gesprekken en beschikbare stukken ontstond vrij snel een beeld van het domein en de eerste relaties met stakeholders. Hierna wilde ik zo snel mogelijk producten opleveren. Het liefst indrukwekkende modellen van waardestromen, capability maps en andere architectuurartefacten. Daar zat meteen een valkuil, want inhoud alleen zorgt niet voor een blijvende verandering. Het levert een prachtig rapport op dat net zo snel in de bureaulade verdwijnt. Om die valkuil te vermijden, organiseerde ik een klein groepje collega’s van de werkvloer, een kernteam om mijn denkrichting bij te toetsen. Daarnaast heb ik sessies met het management belegd om ook de top-down richting te bestendigen.
Gaandeweg viel me op dat ik onbewust de REALIZE-methode aan het volgen ben. De opdracht omvatte in eerste instantie de gele bol ‘adaptive architecture & design’. Echter, om een goed ontwerp te kunnen maken, is strategie belangrijk. Immers, je hebt een stip op de horizon nodig als input voor je ontwerp.
Op het moment van schrijven is er nog geen vastgestelde strategie en dat betekent dat ik in feite begin bij ‘strategy elaboration’ door op te halen wat er aan strategie is, dit bij elkaar te brengen en op papier te zetten. Het doel is om met het management een gesprek te voeren over de strategie.
Ik ben benieuwd waar jullie beginnen als je ergens binnenkomt?